1. Organisasi

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi, orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
      2. Bentuk-bentuk organisasi kantor
Berdasarkan pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang, dan tanggung jawab, organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk yaitu, organisasi garis/lini, organisasi fungsional, organisasi garis dan staf, dan organisasi fungsiona dan staf. organisasi garis pada umumnya digunakan oleh organisasi yang masih kecil, karyawannya sedikit, dan spesialisasi kerja belum begitu dipentingkan. pada bentuk organisasi fungsional pada umunya pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan, sejauh ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.
pada bentuk organisasi garis dan staf terdapat satu atau beberapa tenaga staf. staf adalah orang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasihat dan saran sesuai dengan bidangnya kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi yang bersangkutan.
bentuk organisasi staf dan fungsional merupakan organisasi fungsional dan bentuk organisasi staf.
     3. Syarat-syarat personal kantor
personal kantor atau pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kantor, baik instansi pemerintah maupun swasta dan berusaha memberikan jasa untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama. meskipun demikian, secara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat tertentu.
sebaiknya seorang pegawai kantor memiliki kepribadian dan kemampuan kerja yang sesuai dengan tuntutan dunia keahliannya karena seorang pegawai kantor itu bertugas sebagai pengelola dan pelayanan informasi.
Adapun syarat-syarat pegawai kantor setidaknya ada tiga, yaitu sebagai berikut.
a. persyaratan pengetahuan
   syarat pengetahuan mencangkup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu. syarat pengetahuan pada saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menunjukan apa yang disebut STTB atau ijazah. bagaimanapun seseorang mampu dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan, belum dapat diterima di kalangan pekerjaan kantor jika tidak dapat menunjukan ijazah yang dimilikinya.
b. persyaratan keterampilan
    syarat keterampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil. pegawai kantor harus melakukan pekerjaan kantornya dengan cermat dan baik, sehingga pekerjaannya berkualitas tinggi. sebagai contoh, seorang tenaga sekretaris harus terampil mngetik berbagai macam bentuk surat. artinya, ia dapat melakukan pekerjaan mengetik sesuai dengan ketentuan yang sudah berlaku dengan cepat, tepat, dan benar sehingga surat tersebut siap dikirimkan. seorang karyawan dinyatakan terampil apabila ia dapat bekerja sesuai dengan standar yang ditentukan. artinya, ia dapat bekerja sesuai mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan. oleh karena itu, apabila karyawan dapat bekerjs melebihi standar ia adalah karyawan yang amat terampil.
c. persyaratan kepribadian
    kepribadian adalah keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang. pribadi seseorang mempunyai ciri khas yang berbeda dengan orang lain. ciri itu melekat pada diri seorang pegawai kantor tampak dari perbuatan dan sikapnya ketika ia bertingkah laku dan bekerja.
ciri-ciri itu dapat dikenali dari hal-hal berikut.
1. sikap badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara.
2. sifat bersih dan rapi
3. sikap luwes dan berbusana serasi
4. sifat yang bertalian dengan kesehatan diri
5. sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan keterampilan kerja
6. sifat kerohanian